Условия поставок

Вопрос-ответ:

• Как начать сотрудничать?

  Мы рады новым партнерам.

  Однако в праздничные периоды заказы от новых клиентов мы не принимаем. Потому что в периоды пикового спроса Мы полностью концентрируемся на максимальном выполнении заказов и предоставлении качественного сервиса нашим постоянным клиентам.

  Вариант «Отправьте нам свой прайс-лист и т.д.» – не подходит:

  А) Мы не работаем «по прайс-листу» – цены на цветок и общая стоимость заказа сформируются после того, как Мы проработаем Ваш заказ с плантациями и транспортной компанией. Стоимость транспортировки будет зависеть от тарифов в Ваш пункт назначения, веса груза и прочих условий. Цены на цветок «на сегодня» диктует рыночная ситуация «на сегодня». Стоимость цветка по заказу зависит от многих факторов, включая возможность получения по данному заказу скидок от плантаций и/или предоставления особых условий от Нашей компании.

  Б) Мы с Вами не знакомы – еще не знаем информацию, необходимую для качественного выполнения поставки:

  • информация о компании и специфики Вашего бизнеса;
  • позиции требуемого цветка;
  • объемы и регулярность поставок;
  • Ваши требования и предпочтения – по ассортименту, качеству, плантациям, транспортировке;
  • Вашу стратегию закупок;
  • Ваши особые условия.

  Оптимальный вариант взаимодействия по первому заказу:
  
  

  1. Отправьте письмо на Наш электронный адрес с исходной информацией:
     
     Обязательная информация:
     • наименование компании;
     • страна, город;
     • вид деятельности – оптовая торговля (наличие филиалов в других городах) / розничная торговля (салон / магазин / сеть);
     • контактное лицо, телефоны, адрес эл. почты;
     • пункт назначения – Амстердам или прямой рейс в Ваш регион;
     • транспортная компания – с какой уже работаете, предпочтения;
     • группажно-транспортная фирма;
     • желаемый срок первой отправки;
     • состав заказа – тип цветка, сорт, размер, количество стеблей.
     Дополнительная информация, которая упростит процесс и сократит срок согласования: 
     • ссылка на сайт Вашей компании;
     • фактические и планируемые объемы и регулярность поставок;
     • требования и предпочтения – по ассортименту и качеству цветка, плантациям;
     • стратегия закупок – при многовариантном выборе что приоритетно: цена / качество / количество / сорт / плантация; допустимые замены;
     • специфика, особые условия по поставкам;
     • вариант маркировки коробок.
  2. Согласование и утверждение заказа:
     • Мы вместе с Вами обсудим заказ:
       • если Нам потребуются уточнения по информации полученного письма – Мы зададим вопросы в письменном виде;
       • первый сеанс связи – по телефону или Skype – необходимо:
         • познакомиться и синхронизировать видение предстоящей поставки;
         • предварительная договоренность по времени – с учетом разницы в наших часовых поясах.
     • Мы проработаем Ваш заказ:
       
       • подберем плантации – оптимально под Ваши требования и предпочтения;
       • проработаем заказ с плантациями и карго – по выполнению и срокам;
       • установим цены – по льготным условиям на первые отправки.
     • Мы вместе с Вами оптимизируем заказ и утвердим его к исполнению:
       
       • Мы сообщаем, что реально выполнить, что нет – и предлагаем наилучшие варианты;
       • при необходимости – вместе оптимизируем состав заказа:
         • замены плантаций / сортов / размеров;
         • изменения количества – под параметры упаковок, минимальные партии;
         • формирование сортовых миксов.
       • выбираем подарки – цветок «на пробу», бесплатно.
  3. Оплата заказа:
     • 100 % предоплата стоимости заказа.

  Выполнение поставки:

  • Мы действуем в Ваших интересах с целью максимального выполнения Ваших требований и соблюдения сроков;
  • Мы оперативно информируем о процессе выполнения заказа;
  • при необходимости – согласуем изменения;
  • после вылета самолета из пункта отправки высылаем по эл. почте документы на груз.

  За период первых отправок по льготным условиям Вы сможете оптимизировать свои заказы и отладить логистическую цепочку закупки цветка у Нашей компании.

• Как оформить заказ?

  Отправьте заказ на Наш электронный адрес – не позднее, чем за 4 дня до вылета цветка из Эквадора и за 5 дней до вылета из Колумбии.

  Вы можете оформить заказ в произвольной форме в тексе письма.

  Однако, желательно присылать заказы в файле Excel, прикрепленному во вложении электронного письма.

  скачать файл бланка заказа

  Маркировка							Дата отправки
  Компания							Телефоны
  Контактное лицо				Эл. почта			Skype
  Пункт назначения				Трак			Дата загрузки
  Комментарий к заказу
  №	Цветок	Сорт	Размер	Количество	Плантация		Комментарии

  
  

  Пояснения:

  • трак – группажно-транспортная фирма, которая будет получать груз в пункте назначения;
  • количество – указывайте в стеблях;
  • плантация – обязательные и/или предпочтительные производители цветка;
  • комментарии – дополнительная информация:
    • запрещенные плантации;
    • требования к качеству цветка и прочие предпочтения;
    • формирование миксов;
    • стратегия закупки;
    • стоп-цена – цена, выше которой закупку не выполнять и т.д.

• Что такое постоянный заказ?

  Клиент может заключить договоренность с конкретной плантацией по выполнению регулярных поставок требуемого ему цветка.

  В постоянном заказе Клиент – Плантация фиксируются:

  • ассортимент – тип цветка (розы или другие растения), сорт, длина, количество Half Box
  • регулярность поставок, дни отгрузки цветка с плантации 
  • цены; условия перехода на «летние» / «зимние» цены

  Мы, используя свой опыт и знания работы плантаций:

  • подберем плантации с наиболее стабильным качеством цветка 
  • поможем сформировать оптимальный ассортимент – с наиболее выгодным соотношением регулярных и свободных закупок 
  • проведем переговоры с плантацией, защищая интересы клиента – не допуская / минимизируя включение в постоянный заказ «нагрузочного» цветка 
  • будем контролировать исполнение принятых договорных обязательств.

  Выгода постоянного заказа:

  • гарантия получения требуемого ассортимента цветка
  • даже в праздничные периоды
  • даже редких сортов, у которых существует ограничение по объемам производства
  • получения цветка лучшего качества, чем в свободной продаже
  • зафиксированные цены не повышаются даже в праздничные периоды

  Клиент может отказаться от очередной регулярной поставки – пропустить ее / не полностью взять ассортимент / количество. Допускается обоснованный отказ клиента от поставки – если плантация не подтвердила исполнение принципиальной части заказа. Если клиент хочет отменить / изменить предстоящую регулярную поставку, по причинам, не зависящим от плантации, то ему необходимо заранее сообщить о своих намерениях. Данную возможность рекомендуется избегать (использовать не часто), т.к. плантации отслеживают такие случаи, и это может влиять на их «отношение к клиенту».
  Цены цветка, зафиксированные в постоянных заказах, – являются договорными – могут отличаться (быть выше / ниже) от текущих цен свободной продажи цветка. Это зависит от ценовой политики конкретной плантации.

  скачать файл с примером постоянного заказа
  
  
• Какие документы сопровождают поставку?
  • Commercial invoice;
  • Packing;
  • фитосанитарные сертификаты;
  • сертификаты происхождения.
• Кто и за что несет ответственность?
  • Компания VIVAX:
    • быстрая и качественная обработка заказа клиента;
    • взаимодействие с плантациями;
    • заключение персональных контрактов клиент-плантация – «постоянный заказ» – регулярная поставка; фиксированного ассортимента и по фиксированным ценами (на летний / зимний сезон);
    • своевременные расчеты с плантациями;
    • ответственность за транспортировку до Амстердама;
    • своевременное бронирование мест на авиалиниях;
    • взаимодействие с авиаперевозчиком;
    • своевременные расчеты с авиаперевозчиком;
    • обеспечение сопроводительными документами и сертификатами;
    • оперативное предоставление клиенту достоверной информации в полном объеме.
    
    
  • Плантация:
    • соблюдение договорных обязательств по заказу – по сортам, размерам, количеству и качеству цветка;
    • подготовка и упаковка цветка для обеспечения сохранности в процессе транспортировки;
    • доставка цветка в центр сбора грузов авиаперевозчика;
    • предоставление фитосанитарных сертификатов и сертификатов происхождения.
    
    
  • Авиаперевозчик:
    • предоставление брони на рейсы до пункта назначения;
    • прием цветка в своем центре сбора грузов;
    • доставка груза самолетом в пункт назначения; 
    • передача груза handling агенту.
    
    
  • Handling агент:
    • прием груза в аэропорту Амстердама;
    • pre-cooling (принудительное охлаждение) цветочных грузов в специальных вакуумных установках;
    • оформление транзитных документов;
    • размещение цветочных грузов в холодильных складах;
    • загрузка груза в грузовики группажно-транспортных компаний либо на стыковочные авиарейсы к клиенту.
    
    
  • Группажно-транспортная фирма:
    • прием груза в аэропорту пункта назначения;
    • соблюдение температурного режима во время доставки из Амстердама в конечный пункт;
    • сохранность груза и целостность коробок при транспортировке;
    • таможенная очистка;
    • доставка груза клиенту.
    
    
  • Клиент:
    • оперативное взаимодействие с компанией VIVAX по заказу цветка и его исполнению;
    • работа с группажно-транспортной фирмой;
    • стыковка передачи груза от авиаперевозчика в группажно-транспортную фирму;
    • своевременные расчеты с компанией VIVAX.
• Как выставить претензию?

  Если при получении заказа Вы столкнулись с проблемой качества цветка, Вы имеете право выставить претензию.

  Претензия принимается в течении 72 часов (3 дней) после получения груза.

  В этом случае заполняется фирменный бланк и высылаются фотографии:

  – при претензии к качеству цветка – кроме гвоздики:

  • 1-я – торец коробки, где указаны название плантации, маркировка и номер AWB;
  • 2-я – пачка в оригинальной коробке;
  • 3-я – четкая фотография штрих-кода с каждой пачки;
  • 4-я, 5-я ... – развернутая пачка, где должна быть четко видна проблема.

  – при претензии к качеству гвоздики:

  • 1-я – торец коробки, где указаны название плантации, маркировка и номер AWB;
  • 2-я – печать контроля качества плантации (в случае с Flores de la Hacienda);
  • 3-я – пачка в оригинальной коробке;
  • 4-я, 5-я ... – развернутая пачка, где должна быть четко видна проблема.

  После получения детально заполненного бланка и фотографий Мы определяем обоснованность претензии.

  При удовлетворении претензии Мы возвращаем сумму в денежном эквиваленте или компенсируем следующими отправками.

  скачать файл "Памятка по претензии"
  скачать файл "Памятка по претензии (гвоздика)"
  
  
• Почему бы клиентам не заказывать цветок напрямую у плантации?
  1. Сложно работать с большим числом плантаций – представьте сколько времени и сил Вы будете тратить на общение с плантациями в ущерб задачам, решение которых за это время принесло бы реальную пользу Вашей компании.
  2. Сложно конкурировать за места в грузовых самолетах с большими и любимыми клиентами авиакомпаний.
  3. Сложно эффективно работать с партнером, который не говорит на Вашем языке и спит в то время, когда Вы работаете.
  4. Сложно учитывать все факторы, которые влияют на поставку, и оперативно реагировать на все изменения – когда находишься за границами страны.
  5. Нет гарантии, что после ряда удачных закупок, – не произойдет срыв в работе с Вашими плантациями. Причем, как обычно бывает – произойдет это в самый неподходящий момент. А другие плантации воспользуются ситуацией в своих интересах. Быстро перестроиться не получится – и это отразится на Вашем бизнесе. Особенно высок этот риск в период высоких продаж.
     
     

  Ассортимент нескольких плантаций, с которыми Вы сможете наладить взаимоотношения, не сможет обеспечить всю Вашу потребность и будет накладывать ограничения на развитие Вашей ассортиментной политики.

  Закупка цветка на небольшом числе плантаций может быть сорвана, даже если все было заранее спланировано и согласовано. По разным причинам:

  • ливневые дожди все смыли именно на этом склоне горы;
  • грянули заморозки или град – и не все смогли защитить свой цветок;
  • проснулся близлежащий вулкан;
  • индейцы забастовали и перекрыли дороги в этой местности;
  • технологические проблемы в производстве;
  • болезнь цветка;
  • пришел более выгодный клиент и перекупил весь Ваш цветок...

  Чтобы быстро доставить свежесрезанный цветок необходимо своевременно забронировать требуемые места на авиалиниях и стыковать процессы с группажно-транспортной фирмой...

  Даже без форс-мажоров логистика поставок цветочной продукции далеко не тривиальна.

  В итоге – закупку цветка надежнее и выгоднее поручить профессионалу – команде Vivax.